SPD运营管理常见问题分析

 针对医疗机构在SPD的建设、运营、管理过程中的常见问题，本文进行了逐一分析和解答。

医院SPD以质量管理为保障，以流程优化为核心，通过信息化技术手段和智能设施设备让医院药品、高低值耗材、试剂、物资设备等达到全程质量监管、高效运营的医院供应链营运方式。

一、物资管理需求：实现采购、入库、出库、消耗、核对全流程闭环管理

答：SPD系统的建设初衷，就是以质量管理为保障（符合GSP和GUP要求），以流程优化为核心，通过信息化技术手段和智能设施设备让医院药品、高低值耗材、试剂、物资设备等不同医疗相关产品在供应、分拣、配送等各个环节，在公司、医院、科室、患者之间实现一体化、精细化的管理，从而达到全程质量监管、高效运营的医院供应链运营。

SPD系统，通过大规模应用基于事务的数据库技术、基于条码和RFID的标签物联网技术，辅以基于智能柜和PDA的智能设备，实现了对高值耗材、中低值耗材、药品、试剂的全流程追踪，从物资订单计划，到采购，验收，赋码，入库，移库，出库，消耗，结算的全流程，SPD系统通过了多张物资总表，物资明细表、物资变动表、以及各类单据表和仓库、货架、货位数据表，可以实现对任意物资的全流程追溯，同时，通过与HIS和智能柜、智能药柜等智能化设备的接口，SPD可以实现所有物资存储点的实时真实库存和日销月结，从而彻底解决医院物资管理的滴漏跑冒问题和各类物资库存及结算数据不准确、不同步的问题。

二、运营管理需求

1.     实现物资流、业务流、资金流统一

答：SPD系统通过数据库的物资总表，物资明细表实现了对系统通过物资实时库存表，历史物资变动表，以及新增值、消耗值、损耗值、剩余值等各类数据表列，加上Action字段对运营行为的标记，实现了对物资运营的过程中物资数量进行精细的跟踪；

同时，系统通过实时物资库位表，历史物资库位变动表对物资的移库、配送进行精细跟踪；

同时，系统通过请领单、采购单、入库单、出库单、退库单、配送单、验收单、上架单、拣货单、移库单等业务单据数据表，实现了对业务流的精细化记录和管理；

由于物资流中各个数据表的增删改查，都是与业务流数据表的操作形成了事务型的原子操作，因此，系统确保了业务流和物资流的完全一致和统一。

造成二者不一致的唯一原因，在于运营操作人员未能按照流程进行操作，或者在操作过程中执行错误；此类错误，将通过盘点发现，并通过盘盈或盘亏实现对真实库存的修订。

为了实现资金流的统一，系统通过与HIS系统的接口，可以实现对高值耗材的医嘱支付关联，从而对高值耗材达到资金流与物资流的完全统一；对于可计费的低值耗材，系统通过日清月结可以实现对低值耗材实际消耗量的精确跟踪，并与HIS的数据进行比对，从而实现对低值耗材的跟踪和控制；对于不可计费的低值耗材，系统通过物资领用消耗的跟踪和供应商订单跟踪，实现对不可计费低值耗材的精确消耗和成本跟踪。

下图分别为系统对于高值耗材和低值耗材的流程图：

l  高值耗材：

l  低值耗材：

2.     以临床实际消耗为结账发票开具的依据

答：系统通过物资消耗表，实现了对各类物资消耗事件的记录，从而实现了对物资消耗状态的精确跟踪，并实现了准确的日清月结；同时SPD通过与HIS系统的接口，获得了耗材的医嘱消耗数据，在当月结算日，系统将根据实际消耗情况，生成针对各家供应商的精确结算报表（包括库存消耗量和医嘱消耗量的对照表），通过审核后，发送至供应商，供应商接收确认后，据此进行开票结算，从而实现了完全以临床实际消耗为开票依据的目标。

3.     盘点单盘点后如何与日清报表、进销存报表核对，达到医院内部财务内控相符管理需要

答：系统发出盘点单后，当盘点结果与库存数值不相符，并且和日清报表和进销存报表发生不一致时，操作人员可以通过盘盈/盘亏来实现账实相符，对于因盘点造成的数值修改，在数据系统中可以实现全流程追溯与统计，从而在实现账实相符的同时，通过针对各个科室的盘盈/盘亏归口统计，实现责任的归结。在进销存的统计报表上，将真实反映各类物资的盘亏/盘盈数据，从而准确反映出盘点对库存的影响。

三、医院待解决的要求

1.     进销存核对

l  计价耗材

1)      高值耗材如何实现进销存核对？

答：对于高值耗材，系统通过物资实时库存表，历史物资变动表，以及新增值、消耗值、损耗值、剩余值等各类数据表列，加上Action字段对运营行为的标记，实现了对物资运营的过程中物资数量进行精细的跟踪；在精确数据记录的前提下，系统提供了统计分析入口，实现了对高值耗材的进销存核对，如下图所示：

2)      跟台物资如何实现日销月结？

答：科室通过系统的菜单下达跟台物资订单，通过审核后，供应商通过院外协同平台进行响应，并将跟台物资录入系统，生成配送单，完成配送；运营商在接收供应商的跟台物资配送后，对每个配送物资均进行一物一码的赋码，同时系统自动对数据库表标记为跟台物资类型，而后，跟台物资完成入库，并在手术进行前一天，由运营商推送至手术室库房，二级库出库后，手术过程根据实际需要进行消耗，并在术后对消耗的物资进行扫码消耗，剩余跟台物资回到科室库入库，并于当日由运营商人员取回中心库，并通知供应商取回剩余物资。这样，完成跟台物资的日清，月末结算日，通过统计各个供应商的实际消耗物资，进行月结操作。

3)      中低值耗材如何实现进销存核对？

答：对于中低值耗材，系统采用定数化管理模式，通过物资实时库存表，历史物资变动表，以及新增值、消耗值、损耗值、剩余值等各类数据表列，加上Action字段对运营行为的标记，实现了对物资运营的过程中物资数量进行精细的跟踪，其中不仅包括定数包加工、请领、推送的过程，也包括拆包、盘点、术式套包的数据；在精确数据记录和流程控制的基础上，系统提供了统计分析入口，为运营管理提供了能够便捷地进行中低耗材进销存核对的页面。

4)      存在转化/替代收费情况下，如何实现进销存核对及日清？

答：替代、转化收费是指耗材不收耗材费，收治疗费或者手术费，收费类别发生改变地情况。对于替代、转化收费的耗材，物资表采用特殊标记字段进行标识，并于HIS数据相关联，从而支持转化/替代地收费需求。

5)      一码多物，一物分解收费耗材如何实现日清？

答：首先，一码多物是指一个包装里有多个耗材地情况。为了实现准确的日清，SPD系统通过系统设置支持2种管理模式：

u  模式1：系统对于科室使用定数包，采用“领用即消耗”的规定，一旦领用，即视为消耗，拆包后未用完的物资由科室自行保管，不得回库；从而通过管理规定，强制实现“定数化消耗，领用即消耗”，避免了大量拆零回库操作可能造成的混乱和错误，降低了管理的复杂度。

u  模式1：系统对于科室使用定数包，允许领用后将定数包内未使用的剩余物资以零数退回科室库的拆零库进行管理；此时，系统将支持零数定数包的数据结构，以及基于拆零库的多次领用、回库和消耗；在控制精度上更为精确，但是使用模式上更为复杂；在拆零库的管理过程中，拆零库系统库存 = 科室库扫码消耗数量—医嘱收费数量，如下图所示，院方可以通过系统库存和实物库存的差额对精确物资库存数据进行跟踪和统计：

对于以上2种模式，SPD系统均可以通过配置实现，但是，通过跟踪各家医院的实际使用情况，我们发现所有医院都在使用模式1，以达到简化管理的目标，因此，SPD系统初始也会将模式1作为默认选项。

其次，对于一物分解收费（即一个物资被HIS多次计费，每次为单价的1/n）的需求，SPD系统的解决方案是：入口在HIS中做实现，同时SPD系统的最小计数单位采用浮点数的数据类型，从而解决了以往的老式SPD系统中，最小计数单位只能为整型数据类型，从而导致无法兼容小数型消耗客户需求的问题，在内部数据类型使用浮点数的基础上，SPD系统与HIS的接口也采用浮点类型，同时添加特殊标志，即可解决一物分解的收费问题。

l  非计价耗材

1)      如何分类管理二级库进销存？

答：系统建档时，对各类物资进行了类别定义和类别索引，配合物资实时库存表，历史物资变动表，以及新增值、消耗值、损耗值、剩余值等各类数据表列，加上Action字段对运营行为的标记，实现了对物资运营的过程中物资数量进行精细的跟踪；在精确数据记录的前提下，系统提供了分类得统计分析入口，实现了对非计价耗材的二级库进行分类进销存统计。

2)      如何盘点二级库实际消耗数量，保证账务相符内控管理？

答：系统通过生成盘点单对二级库进行盘点，通过盘盈/盘亏操作，保证账实相符；同时，通过日月周年的分时段统计报表，实现了对二级库实际消耗数量的精确跟踪。

2.     术前耗材准备

临床医生下达手术通知单时同时将手术耗材需求发送至手术室做好术前耗材准备，并作为对账凭证之一

答：HIS系统在生成手术通知单时，需要根据手术需求自动触发物资配送接口，SPD系统通过和HIS系统的接口，实现了手术通知单自动触发请领单的计划任务，从而实现了SPD运营商能够及时得到通知，并提前完成手术所需的各类物资的配送和准备工作。

3.     物资信息维护

1)      物资信息需要维护哪些项目（特殊标识的意义、注册证信息医生可查询）？

答：物资信息需要如下数据字段，特殊标识用于标记物资的特殊类别、属性或状态；

2)      物资编码建议采用那种标准规范院内管理 ？

答：首先，对于医用耗材，2019年，国家医保局在《医保疾病诊断和手术操作、药品、医疗服务项目、医用耗材四项信息业务编码规则和方法》，对医保医用耗材编码做了规定：

如上图所示，医保医用耗材编码分5个部分共20位，通过大写英文字母和阿拉伯数字按特定顺序排列表示。其中第1部分是耗材标识码，第2部分是分类码，第3部分是通用名码，第4部分是产品特征码，第5部分是生产企业码。

其次，对于药品，在电子监管码被总局暂停，药品追溯码又逐步推广的背景下，采用本位码与追溯码结合的方式，将成为外部对药品进行追溯的主要方式。

考虑到国家和行业对于耗材、药品的统一编码和追溯方法的不断调整，诚然将来有可能逐步过渡到耗材以国家医保医用耗材编码作为唯一码，药品以追溯码作为唯一码，但是，标准化的推进过程从来都是一个渐进的，动态的过程，而医疗机构自身物资管理的诉求又是稳定可靠的；因此，我方SPD系统仍然建议以系统分类物资唯一码作为SPD物资的唯一主编码，而通过多个映射表的方式实现系统内物资码与国家各类编码的对应和转换关系，如下图所示：

3)      分解收费如何做收费信息维护？

答：对于分解收费的需求，SPD系统的解决方案是：入口在HIS中做实现，同时SPD系统的最小计数单位采用浮点数的数据类型，从而解决了以往的老式SPD系统中，最小计数单位只能为整型数据类型，从而导致无法兼容小数型消耗客户需求的问题，在内部数据类型使用浮点数的基础上，SPD系统与HIS的接口也采用浮点类型，同时添加特殊标志，已解决收费信息问题。

4.     HRP功能：在何种情况下必须保留原有HRP系统？

答：SPD系统同时支持2种模式：

1）支持独立运行

2）和HRP协同运行

具体选择根据院方人员的操作习惯决定，我方建议采用独立运行模式，避免多系统接口调用造成的建设复杂度。

5.     对外信息对接

未来医院管理是否面临医保采购平台对接、结算物资信息对接？

答：SPD系统支持通过外部接口与各类外部接口进行对接，包括阳光采购平台，以及未来医保采购平台，结算物资信息的对接。

SPD系统的平台功能模块，实现了对各类外部系统的接口对接，可以实现医院及供应商的业务单据自动同步至外部平台，以满足医保结算和监管需求，其中包括了实际入库数据的自动上传，除此之外，数据同步项目还可以包括以下内容（自动上传项可以通过系统设置进行可选配置）：

l  医院采购订单

l  供应商配送单

l  医院入库单

l  发票单

l  付款单